PROCESO DE CERTIFICACIÓN

El proceso de certificación se desarrolla habitualmente en dos etapas:

Auditoría de Certificación Etapa 1

En una Auditoría Inicial Etapa 1 los auditores verifican si el diseño del sistema de gestión y el sistema documental es adecuado para sus operaciones y si contempla todos los requisitos de la norma. En esta actividad se requiere que se en el lugar de la Organización preferentemente, siempre cuando sea adecuado una visita previa a la empresa y verificar como mínimo: Manual de Calidad — Organigrama — Estructura de Procesos de la empresa — Listado de Documentos preferentemente) — Política de Calidad o Enunciados similares — existencia de objetivos — ambiente de trabajo y aspectos mínimos legales — auditorías internas – Revisión por la Dirección – Existencia de Acciones Correctivas o de Mejora – Análisis de Riesgo – Análisis de Contexto Interno / Externo – Relación con partes Interesadas - Intercambiar opiniones con la empresa a auditar . Se realiza informe y se procede a planificar la Etapa 2 y clarificar los recursos Viabilidad y para la misma .

Auditoría de Certificación Etapa 2

Después de cumplida la etapa 1, ese procede a la etapa 2 de la Auditoría de Certificación, los auditores verifican la implementación de las mejoras acordadas en etapa 1 y revisan formalmente el sistema de gestión para dictaminar sobre la conformidad del mismo con respecto a las exigencias de las normas a certificar. La expedición de certificados (Otorgar) se define luego de la aprobación de la auditoría de certificación. Para ello no deben existir No Conformidades abiertas o no resueltas. El auditor líder recomienda para estas Instancias a la Gerencia de Certificaciones, mediante un informe de auditoría, basado en los resultados de la auditoría. FCR designará un Revisor y Decisor y los criterios de decisión son el cumplimiento de los requisitos de la norma y la evidencia del sistema de gestión aplicado.

Auditorías de Mantenimiento de la Certificación

Las Auditorías de Mantenimiento son necesarias para mantener la validez del certificado en el tiempo. Las mismas pueden ser anuales o semestrales, de acuerdo a las necesidades o requerimientos de cada empresa. Esta actividad se debe realizar de manera anual no pudiendo transcurrir más de 12 meses desde la emisión del correspondiente certificado, de lo contrario la empresa inmediatamente pasa status de "suspendida" . Aquí se deben constatar mediante muestreo: los procesos más relevantes de la empresa , resultados de las auditorías anteriores auditorías internas – revisiones – quejas – utilización de logos de certificación – análisis de riesgos – aspectos relevantes de la producción o servicio – seguimiento de objetivos – toma de acciones de mejora/correctivas – competencias – relacionamiento/satisfacción de clientes. Se deben tratar los hallazgos de la Auditoría anterior / se auditarán las acciones derivadas de las No Conformidades del año anterior. El mantenimiento de certificación se define luego de la aprobación de la auditoría de Mantenimiento de certificación. El auditor líder recomienda para estas Instancias a la Gerencia de Certificaciones, mediante un informe de auditoría para, basado en los resultados de la auditoría. No deben existir No conformidades abiertas o no resueltas.

Renovación de la Certificación

Cuando La empresa cliente desea renovar la certificación, la auditoría debe hacerse de acuerdo a los lineamientos de la norma ISO/IEC 17021-1 vigente correspondiente y debe demostrar que continúa satisfaciendo los requisitos de certificación. Que las operaciones del SG certificado contribuye al logro de políticas y objetivos . Asimismo si amerita debido a cambios internos o cambios de legislaciones o ampliaciones, se puede considerar incluir una auditoría Etapa 1 . El auditor líder recomienda a la Gerencia de Certificaciones mediante su informe de auditoría para la renovación del certificado. No deben existir No conformidades abiertas o no resueltas.

Clarificación de concepto No Conformidad

La No Conformidad puede ser Mayor o Menor que es un desvío o un incumplimiento de requisito/s de la Norma auditada. Es registrada en un formulario de No Conformidad en los plazos establecidos.

SUSPENSIÓN, AMPLIACIÓN - REDUCCIÓN DE ALCANCE Y RETIRO DE CERTIFICADOS
La suspensión implica invalidar temporalmente la certificación (no debería superar los 6 meses).
El retiro implica el perder por parte de la empresa la certificación.
CAUSALES DE SUSPENSIÓN:
A) ATRASO en realización de auditorías de seguimiento
En el caso de la primera auditoría de seguimiento operado el día de vencimiento anual subsiguiente de la fecha de la decisión de certificación inmediatamente se procederá a la suspensión de la certificación otorgada a la empresa, durante el lapso de 6 meses.
En el caso del segundo seguimiento la suspensión opera a los 30 meses de la fecha de la decisión de certificación.
Se le comunicará vía carta y por e-mail a la misma, así como que se modificará el status de la empresa en el listado de Empresas Certificadas de FCR pasando de "activa" a "suspendida".
En este caso el cliente debe abstenerse de publicitar la Certificación otorgada.
El lapso máximo de una empresa en estado "suspensión" no debe superar los 6 meses.
B) NO CONFORMIDADES (falta de eficacia del Sistema de Gestión)
En el caso que se constate por ejemplo una no conformidad en las auditorías de seguimiento, y la empresa no cumple con lo pactado (plazos y acciones) registradas en el Formulario de No Conformidad de FCR F303 el auditor líder puede recomendar la suspensión o la reducción del alcance del certificado según la gravedad de la misma conforme a las descripciones obrantes en este procedimiento.
Se le comunicará a la empresa que se modificará el status de la misma en el listado de Certificación pasando a "suspendida".
En este caso el cliente debe abstenerse de publicitar la Certificación otorgada.
C) PEDIDO VOLUNTARIO DEL CLIENTE
En este caso se coordinarán acciones de común acuerdo para la solución de los problemas relacionados a esta situación.
En plazo máximo de 6 meses se deben solucionar todas las situaciones derivadas de este pedido.
Se le comunicará por carta y por e-mail a la misma así como que se modificará el status de la empresa en el listado de Certificación de FCR pasando de "activa" a "suspendida".
En este caso el cliente debe abstenerse de publicitar la Certificación otorgada.
RETIRO DE CERTIFICACION
La decisión final queda a cargo del Gerente de Certificaciones en consenso con el decisor de la certificación de dicha organización y puede llegar a consultarlo con un integrante del Comité de Preservación de la imparcialidad.
A) USO DE LOGOS Uso inapropiado de los certificados y logos expedidos por FCR será sancionado de forma inmediata.
El titular del certificado recibirá una severa advertencia señalando las irregularidades.
Se le otorgará un plazo de un mes para disponer las correcciones.
En este caso amerita directamente el retiro del certificado y posibles acciones legales.
Se deja expresa constancia que el uso de logos de certificación, en el caso de que una certificación tenga alcance parcial, este alcance debe estar incluido en las publicidades (ej. logos de certificación)
B) A PEDIDO DEL CLIENTE
La organización cliente puede pedir en cualquier momento el retiro de certificados.
C) CLIENTE NO PERMITE LA REALIZACION DE ACTIVIDADES
El cliente que no conteste las comunicaciones (telefónica, e mail o correo) y/o que no permitan de manera normal la realización de las actividades previstas de seguimiento, ameritan el retiro del Certificado.
En las condiciones contractuales de FCR también se incluyen referencias a estos efectos.
D) NO CONFORMIDADES (falta de eficacia del Sistema de Gestión)
Se hace referencia al Ítem B de CAUSALES DE SUSPENSION, en el caso de que la empresa en un lapso de 6 meses de suspendido el Certificado no levanta la o las No Conformidad/es, se procederá al retiro del Certificado.
En todos los casos anteriores se procederá al retiro del certificado (físico) y se intimará a la empresa al retiro de toda publicidad relacionada a la Certificación.
E) PAGO
Falta de pago
AMPLIACIÓN Y REDUCCIÓN DE ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN
A) Por solicitud del Cliente: cuando el cliente decide modificar el alcance de su Sistema de Gestión (modificación de procesos nuevos o existentes, o nuevos sitios) manteniendo la certificación del mismo, se deben considerar los dos casos siguientes:
- Ampliación por pedido del Cliente: Cuando se trate de una Ampliación al alcance de la Certificación del Sistema de Gestión, se realiza una Auditoría de Ampliación para evaluar la conformidad de la totalidad del Sistema de Gestión con la norma de referencia, incluyendo aquellos procesos para los cuales se solicitó la ampliación de la Certificación.
- Reducción por pedido del Cliente: Cuando se trate de una Reducción al alcance de la Certificación del Sistema de Gestión, el cliente deberá manifestar y solicitar por escrito el deseo de reducir el alcance de la Certificación otorgada, indicando los procesos que se mantienen y los que se excluyen del alcance de la Certificación.
La evaluación de la conformidad del Sistema de Gestión con la norma de referencia para el nuevo alcance, se podrá realizar en la Auditoría de Seguimiento o de Renovación inmediata a la fecha de la solicitud de reducción.
B) Por decisión de FCR
- Cuando se detectan serias fallas en el Sistema de Gestión de la empresa en la Auditoría de Seguimiento o Renovación.
- No pago de lo convenido.
- Cuando las No Conformidades detectadas durante la auditoría anterior no hayan sido cerradas en su totalidad y afecten seriamente el buen funcionamiento de un proceso certificado. (En ambos casos se hace extensivo a sitios o sucursales certificadas)
- Otras violaciones contractuales

Auditorías Especiales

Ampliación del alcance:

Se realizan en el caso de solicitud de ampliación del alcance de los procesos certificados. En esta instancia se realizará conjuntamente con las auditorias de seguimiento o de recertificación dependiendo el ciclo de la empresa.

Auditorias con notificación a corto plazo:

En el caso de ser necesario se pueden realizar auditoria con notificación a corto plazo preferentemente con poca antelación o en algunos casos sin previo aviso para:
Para investigar quejas de clientes certificados o en respuesta a cambios.
Realizar un seguimiento de un cliente suspendido.
En estos casos se le dará a conocer de antemano las condiciones por las cuales se realizaran dichas auditorias.
Se deberá tener un cuidado adicional en la conformación del equipo auditor para evitar la impugnación por parte del cliente.